応募者と連絡がつかない — 再連絡は3回・3手段・5日の目安で区切る
応募者と連絡がつかない、電話に出ないときの再連絡ルールです。初回を含む3回・電話とSMSとメールの3手段・5日で区切る表と、2回目のSMS・3回目のメールの文面を示します。3回・3手段・5日は編集部の目安で、根拠の公開調査は属性つきで整理しました。
応募者に連絡しても返信がないとき、何回、どんな間隔で、どの手段で追い、どこで区切るかを決めていないと、担当者ごとに追う回数が変わります。応募から24時間以内に初回連絡！応募者対応の手順表と文面3種は、電話と同日のメール・SMSまで（1回目）を示しました。この記事では、その先を「3回・3手段・5日」で区切る再連絡ルール表と、2回目のSMS・3回目のメールの文面にまとめます。3回・3手段・5日は編集部の目安で、公的機関や業界団体の基準は見つかっていません。
1. 再連絡のルールを「3回・3手段・5日」で置く
再連絡のルールは、次の3行で言い切れる形にします。
- 3回: 連絡は初回を含めて3回までです。同じ日に複数の手段で送っても1回と数えます。
- 3手段: 電話・SMS・メールの3つを使い、各回の先頭の手段は前回と変えます。
- 5日: 返信を求める連絡を最初に送った日を0日目として、5日目を目安に3回目を送り、その返信期限が過ぎたら区切ります。打ち切りは3回目の返信期限が過ぎた日（6日目前後）です。
0日目は、応募後の初回連絡に返信がない場合は応募当日〜翌営業日の初回連絡の日、日程調整に入ってから返信が止まった場合は候補日を送った日です。1回目の電話と、出なかったときに同日に送るメール・SMSは、応募直後の初動を扱った記事の手順をそのまま使います。
根拠は3本あります。1本目は電話に出ない・メールを見落とす受信実態（「2.」）、2本目は連絡が途絶える場面、3本目は離脱を決める時期です（2本目と3本目は「3.」）。いずれも「どの場面で連絡がつきにくいか」を示す調査で、再連絡の回数や間隔によって返信がどれだけ増えるかを測った調査ではありません。ハローワークの求人者向け案内や、業界団体・求人媒体の公開資料を確認した範囲（2026年10月7日時点）でも、再連絡の回数・間隔・手段を定めた基準は見つかりませんでした。3回・3手段・5日は一次調査のない編集部の目安で、自社の記録を見て調整する前提のルールです。
2. 手段を変える根拠 — 電話に出ない・メールを見落とす
1本目の根拠は、1つの手段だけで追うと、届いていても反応されない場合が残るという受信実態です。対象・年・調査主体がそれぞれ異なるため、数値の横比較や足し合わせはできません。
| 調査（主体・年） | 対象・人数 | 数値 | 注意 |
|---|---|---|---|
| フォレスタ 2024年 | 携帯電話の所有者 n=500名 | 不明な番号からの着信に出ない 約87.8% | 年代別の集計なし |
| モラタメ 2022年 | 全国の男女 n=2,763名 | 登録のない番号からの電話に出ない 63.4%。20代で出る人は8人に1人 | 消費者モニターへの自社アンケート |
| ソーシャルデータバンク（Lステップ） 2025年 | 18〜28歳の男女 n=1,000名 | メールで届いた大事な連絡を見落とした経験がある 60.5% | LINE配信ツールベンダーの自社調査 |
| アイシス（らくるーと） 2025年 | 就職活動中・予定の大学3・4年生 n=404名 | 電話に出られない時がある 53.2%。企業からのメールを見落としやすい 26.5% | 新卒対象・採用管理ツールベンダーの自社調査 |
| WOW WORLD 2026年 | 13〜80代の男女 n=3,204名 | SMSを「必ず確認する」47%と「たまに確認する」34%を合わせて約8割 | 企業からの連絡全般の調査で採用ではない。企業の自社調査 |
電話は、知らない番号には出ない人が多数を占めます。メールは、18〜28歳で見落とした経験が6割を超えます。SMSは約8割が確認すると答えていますが、企業からの連絡一般の調査で、採用の連絡に返信が増えるかを測ったものではありません。電話・メール・SMSのどれか1つだけで追うと、届いていても反応されない応募者が残るため、各回の先頭の手段を変えます。
3. 5日で区切る根拠 — 連絡が途絶える場面と、離脱を決める時期
2本目の根拠は、連絡が途絶える場面です。採用実務担当者への調査（Indeed Japan『「採用担当者の業務実態」に関する調査』2021年、n=1,647名。求人媒体社の調査）では、応募者と連絡が取れなくなった経験が74.9%でした。場面別では、「応募を受け付けた後、応募者へ連絡をしたが、何の返信もなかった」が44.2%、「約束した面接に応募者は来ず、更にその後も連絡はなかった」が40.7%、「面接の日程調整に入ってから連絡が途絶えた」が33.4%です。3つの割合の合計が100%を超えるため複数回答とみられますが、原文に明記がなく、母数も確認できていません。割合は足し合わせません。面接日の前に連絡が途絶える場面が2つあり、再連絡のルールはこの2場面（応募後の返信なしと、日程調整中の途絶）に置きます。
3本目の根拠は、離脱を決める時期です。転職者への調査（エン・ジャパン『転職活動における「面接・面接辞退」実態調査』2025年、『エン転職』ユーザーn=1,171名、複数回答）では、面接前の離脱を決めたタイミングの最多が「面接連絡後から日程決定まで」で42%でした。2020年の調査（エン・ジャパン『「エン転職」1万人アンケート（2020年3月）「面接辞退」実態調査』、回答者12,639名）でも、面接辞退の経験者（回答者の28%）のうち、辞退を決めたタイミングは「面接の連絡が来てから、面接日前日まで」が81%、「面接日当日」が8%で、前日までに決める人が大半です。いずれも求人媒体の運営会社が自社のユーザーに行った調査で、2020年のものは古い点に注意してください。
応募者が連絡を待つ期間も見ます。アルバイト求職者への調査（エン・ジャパン『応募した仕事先からの連絡事情』2017年、『エンバイト』利用の20〜40代n=3,402名）では、応募後に連絡を待てる期間は「2〜3日以内」の合計が70%、「1週間」が27%でした。合わせて97%（編集部計算）が1週間までに収まります。2017年と古い調査で、アルバイト求職者が対象です。企業の連絡を待つ側への調査で、企業が応募者の返信を待つ期間を測ったものではありません。
5日の置き方は、この3本からの編集部の論理です。離脱を決める時期が連絡後から日程決定までに集まり、応募者の時間感覚も2〜3日から1週間までに収まるため、連絡を長く引き延ばさず、1週間の手前で区切ります。面接日を応募から7日以内に置く運用（編集部の目安）なら、5日目に返信があっても候補日に間に合う場合があります（0日目が応募から離れるほど狭まります）。再連絡の日数と返信の関係を示す調査は見つかっていません。5日は、応募者の時間感覚の内側に3回の連絡を収め、面接日を7日以内に置く運用と両立させるための編集部の置き方です。
4. 再連絡ルール表 — 回数・間隔・手段・打ち切り基準
0日目は「1.」で決めた日です。送る日・手段・内容はすべて編集部の目安で、出典はありません。
| 回 | 送る日 | 先頭の手段 | 添える手段 | 伝える内容 | 返信がないとき |
|---|---|---|---|---|---|
| 1回目 | 0日目 | 電話（出なければ留守電） | 同日に、候補日を入れたメールとSMS | 名乗り・応募の礼・次のステップ・返信の方法と期限（2営業日） | 2回目へ |
| 2回目 | 1回目の返信期限の翌営業日（目安は3日目） | SMS | 電話を初回と別の時間帯に1回。応募者が時間帯を書いていればそれに合わせる | 1回目の連絡をした旨・候補日の再掲・返信期限（翌営業日） | 3回目へ |
| 3回目 | 2回目の返信期限の翌営業日（目安は5日目） | メール（件名に「最終のご案内」と入れる） | SMSで、メールを送った旨 | 返信期限（翌営業日の指定時刻）と、期限までに返信がなければ選考を終了する旨 | 返信期限が過ぎたら打ち切り |
**連絡は3回までとし、3回目の返信期限を過ぎたら打ち切って記録を残します。**打ち切りの基準は次の5つです。
- 3回目の返信期限までに返信も折り返しもなければ、選考を終了として記録します。連絡した日時・手段・結果を残します。
- 途中で応募者と話せた、または返信があった時点で、再連絡のルールは終わり、日程調整に戻ります。「検討したい」「あとで連絡する」と言われたら、いつ連絡をもらえるかを聞き、その日を新しい0日目に置いて数え直します。
- 辞退の意思が伝えられたら、その時点で終了し、以降は連絡しません。
- 打ち切りのあとに応募者から連絡が来たら、日程が組める範囲で受け付けます。
- 予定日が土日祝日にあたるときは、直後の営業日に送ります。
5. 2回目のSMSと3回目のメールの文面
2回目はSMSを先頭に、前回の連絡をした旨と返信期限だけを短く伝えます。3回目はメールを先頭に、返信期限と終了の旨を書きます。1回目は、同日のメール・SMSも含め、冒頭の記事の文面のまま使います。◯◯は自社の値に置き換えます。
2回目のSMS（先頭の手段。70字前後）
【株式会社◯◯ 採用担当◯◯】◯◯様、ご応募ありがとうございます。◯日にお電話とメールで面接日程をご案内しました。◯日までにご都合をご返信ください。
3回目のメール（先頭の手段）
件名: 面接日程のご確認（最終のご案内） ◯◯様 株式会社◯◯ 採用担当の◯◯です。◯月◯日にご応募いただいた「◯◯（職種）」の面接日程について、最後のご案内をお送りします。 ◯月◯日と◯月◯日に、お電話・SMS・メールでご連絡しましたが、まだご返答をいただけておりません。行き違いでしたら失礼いたします。 面接をご希望の場合は、◯月◯日（◯）◯時までに、このメールへの返信、またはお電話（◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）でご都合をお知らせください。 期限までにご返信がない場合は、選考を終了とさせていただきます。終了後にご連絡をいただいた場合も、日程が組める範囲で調整いたします。 株式会社◯◯ 採用担当 ◯◯
3回目に添えるSMS
【株式会社◯◯ 採用担当◯◯】◯◯様、面接日程の最終のご案内をメールでお送りしました。◯日◯時までにご返信ください。
文面で守る点は3つです。
- 事実だけを書き、責める言い方にしません。「まだご返答をいただけておりません」の程度にとどめ、行き違いの可能性を一言添えます。
- 返信期限と、期限を過ぎたときの扱い（選考の終了）を明記します。
- SMSとメールには、日程の用件以外を入れません（「6.」）。
3回目の文面は、催促ではなく、期限と終了を伝える最終確認にします。
6. 送る前に確認する2つの論点と、記録の取り方
連絡文面の法務面で、送る前に確認したい論点は2つです。以下は論点の提示で、法的助言ではありません。自社の応募フォームの文言や送信方法が当てはまるかは、専門家に確認してください。
論点1: SMS・メールに求人案内や自社の宣伝を混ぜない
総務省の特定電子メール法の解説では、営利を目的とする団体・個人が広告・宣伝・勧誘を目的として送信する電子メールが規制の対象です。2008年12月の改正で、取引関係など一定の場合を除き、事前に同意した相手にだけ送信できる方式（オプトイン）になりました。送信者の名称や配信停止の連絡先の表示、同意の記録の保存も求められます。SMSの扱いや「広告宣伝目的」の線引きは、総務省のガイドラインの原文で確認してください。選考の連絡に他の求人や自社サービスの案内を混ぜると、この論点に近づきます。2回目・3回目の文面には、日程の用件以外を入れません。
論点2: 応募時に示した利用目的の範囲で連絡する
個人情報保護委員会の『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）』では、利用目的はできる限り特定し、本人が予測できる程度にすること、書面などで直接取得するときは利用目的を明示することが示されています。特定した範囲を超えて利用する場合は、原則として事前の本人同意が必要です（法令に基づく場合などの例外あり）。応募フォームやプライバシーポリシーに「採用選考に関する連絡」の趣旨が書かれているか、応募者が入力した電話番号・メールアドレスだけを使っているかを確認します。再連絡は、応募で受け取った連絡先に、応募時に示した利用目的の範囲で送ります。
記録の取り方
応募者ごとに、連絡日時・手段・結果（出た・留守電・送信済み・返信あり）・次の予定日の4項目を、表計算ソフト1枚に残します。月に1回、何回目で返信があったか、打ち切りになった件数を数えます。2回目までに返信がほとんど来て、3回目の返信が少ない月が続くなら、3回目を省いて2回で区切る選択肢もあります。再連絡の効果を示す公開調査がない以上、何回目で返信が来たかという自社の記録が、回数と間隔を直す唯一の材料です。
よくある質問
応募者に連絡しても返信がないとき、何回まで連絡してよいですか？
編集部の目安は、初回を含めて3回までです。公的機関や業界団体の基準は見つかっておらず、再連絡の回数と返信の関係を示す調査もありません。同じ日に電話・メール・SMSを送っても1回と数え、3回目の返信期限が過ぎたら打ち切ります。
土日祝日をはさむとき、5日はどう数えますか？
暦日で数えます。0日目を起点に、予定日が土日祝日にあたるときは直後の営業日に送ります。返信期限は営業日で数えるため、3回目の送信が5日目より、打ち切りが6日目より後ろにずれることがあります。
応募者が連絡手段を指定しているときはどうしますか？
指定された手段を1回目の先頭に置き、2回目・3回目は別の手段を先頭にして、3手段を使います。応募時にメール希望と書かれていれば、先頭は1回目がメール、2回目がSMS、3回目が電話です。3回目の先頭が電話になる場合も、期限と終了の旨はメールで文面に残します。
出典
- 株式会社フォレスタ「不明な電話番号からの着信に関するアンケート調査」2024年。携帯電話所有者500名、2024年6月17日〜21日。年代別の集計なし。 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000004.000119371.html
- モラタメ「ロバ耳アンケート」2022年7月公開。全国の男女2,763名、2022年4月8日〜18日。消費者モニターへの自社アンケート。20代の値は原文「8人に1人」の表現のまま。 https://www.moratame.net/wp/robamimi/202207_005/
- ソーシャルデータバンク株式会社（Lステップ）「企業が採用にLINEを活用することに対する若者の意識調査2025」。全国18〜28歳男女1,000名、2025年8月25日〜9月1日。LINE配信ツールベンダーの自社調査。 https://linestep.jp/2025/09/22/survey-recruit/
- 株式会社アイシス（らくるーと）「就職活動におけるSNS活用に関する比較調査」2025年（自社コラム掲載）。就職活動中・予定の大学3・4年生404名、2025年2月13日〜3月3日。採用管理ツールベンダーの自社調査。 https://rakuruit.jp/blog/still-using-phone-and-email-for-applicants/
- 株式会社WOW WORLD「企業に求めるコミュニケーション・情報発信の方法」2026年。13〜80代の男女3,204人（年齢均等割付）、2026年2月15〜18日。企業からの連絡全般の調査で採用の連絡を対象としたものではない。調査主体の自社調査。 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000193.000079999.html
- Indeed Japan「『採用担当者の業務実態』に関する調査」2021年12月21日公表。採用実務担当者1,647名、2021年10月22日〜11月2日、インターネット調査。求人媒体社の調査。3つの場面の合計が100%を超えるため複数回答とみられるが、原文に明記がなく、母数も確認できていない。 https://jp.indeed.com/press/releases/20211221_2
- エン・ジャパン「転職活動における『面接・面接辞退』実態調査ー『エン転職』ユーザーアンケートー」2025年。『エン転職』ユーザー1,171名、2025年11月4日〜30日。離脱を決めたタイミングは複数回答。 https://corp.en-japan.com/newsrelease/2025/44077.html
- エン・ジャパン「『エン転職』1万人アンケート（2020年3月）『面接辞退』実態調査」2020年。『エン転職』ユーザー12,639名、2020年1月29日〜2月25日。求人媒体運営会社の自社調査。2020年と古い。81%・8%は原文（アットプレス）で「面接辞退の経験がある方」への設問と確認（辞退経験は回答者の28%）。 https://www.atpress.ne.jp/news/208817
- エン・ジャパン「応募した仕事先からの連絡事情ー『エンバイト』ユーザーアンケート集計結果発表ー」2017年。『エンバイト』利用の20代〜40代3,402名、2017年2月23日〜3月22日。「2〜3日以内」の合計70%はリリースの要約による。「1週間」27%との合算97%は編集部計算。2017年と古い。 https://corp.en-japan.com/newsrelease/2017/3514.html
- 総務省「特定電子メール法」解説ページ。公的解説。SMSの扱いは原文で要確認。 https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/basic/legal/08/
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」。公的ガイドライン。 https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
